46. Разработка и ведение номенклатуры дел

46.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

46.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Агентстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Агентства.

46.3. В Агентстве составляется номенклатура дел Агентства на основе предложений структурных подразделений, которые составляют ее разделы (приложение N 22).

46.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Агентства и представляется в Административное управление.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел делопроизводства на согласование.

46.5. Номенклатура дел Агентства составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

46.6. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Агентства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет в случае отсутствия коренных изменений в функциях и структуре Агентства.

46.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают работники отдела делопроизводства Административного управления.

46.8. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Агентства на основании запроса получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

46.9. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства. Второй - используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Агентства. Четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в отделе делопроизводства в электронном виде.

46.10. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

46.11. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений Агентства. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

46.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

46.13. Номенклатура дел Агентства составляется по установленной форме.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Агентстве цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, указание "Документы в электронном виде", например:

Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по представлению к награждению и поощрению работников Агентства (представления, докладные записки, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с территориальными органами Агентства по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам исполнения федерального бюджета

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей по административно-хозяйственной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты Агентства об исполнении федерального бюджета.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2013 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о носителе и др.

46.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с отделом делопроизводства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

46.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).