50. Передача дел на архивное хранение

50.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

50.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Агентства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

50.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

50.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному Административным управлением, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Агентства.

50.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Агентства работником отдела делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.

50.6. Прием дел производится работником отдела делопроизводства Агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела делопроизводства и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с заявкой на передачу дел в архив.

50.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.