26. Служебная переписка

26.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

26.2. Служебные письма Агентства готовятся как:

ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы (доклады, отчеты) на запросы федеральных органов исполнительной власти;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

26.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4.

Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, отправляемых посредством информационной системы электронного документооборота, а также в адрес федеральных органов власти, отправляемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), используется шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, а также регистрационный номер документа включаются в наименование должности.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

26.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование посредством информационной системы электронного документооборота всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документов руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства). Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

26.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральное агентство научных организаций считает...", "Федеральное агентство научных организаций рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и "С уважением,..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

26.6. Служебные письма подписываются в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства, а также руководителями структурных подразделений Агентства в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководителей структурных подразделений Агентства.

Проекты писем, представляемые на подпись руководителю Агентства (врио руководителя Агентства) проходят обязательную проверку соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка в Административном управлении. Проекты писем представляются на проверку в Административное управление с визами исполнителя, начальника структурного подразделения ФАНО России, ответственного за их подготовку, руководителей всех заинтересованных (указанных в поручении) структурных подразделений ФАНО России.