38. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

38.1. В Агентстве используются следующие виды документов международной переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

письмо организации.

38.2. Документы, направляемые в посольства иностранных государств и иностранные организации, находящиеся в Москве и за пределами территории Российской Федерации, составляются на русском языке на бланке Агентства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается "Неофициальный перевод".

38.3. Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на письмо организации отвечают письмом организации, на личное письмо - личным письмом и т.п.

38.4. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляется фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров документа.

38.5. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Документы на иностранных языках, поступившие в Агентство на имя руководителя Агентства, а также документы без указания конкретного должностного лица, как адресата документа, регистрируются в базе данных учета входящей корреспонденции информационной системы электронного документооборота в общем порядке и передаются в отдел международного взаимодействия Управления международного взаимодействия и организации научно-технического сотрудничества для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю Агентства.

38.6. Регистрация и отправка документов на иностранных языках осуществляется отделом делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой.