34. Организация работы с отправляемыми документами

34.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

34.2. Проекты документов Агентства готовятся в соответствии с порядком, утвержденным настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

34.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

34.4. Подготовка к отправке исходящих документов осуществляется следующим образом:

исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в информационной системы электронного документооборота, в журнале "Проекты исходящих документов", присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание (руководителю структурного подразделения, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя либо руководителю Агентства соответственно);

после подписания проект документа направляется на перерегистрацию из журнала "Проекты исходящих документов" в журнал "Исходящая корреспонденция" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения - исполнителя и создается сообщение в адрес работника отдела делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

в случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается в отдел делопроизводства;

работник отдела делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов;

если документ отправляется через информационную систему электронного документооборота посредством МЭДО в адрес федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, работник отдела делопроизводства проверяет наличие электронной подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством МЭДО или информационной системы электронного документооборота.

34.5. Структурные подразделения Агентства несут ответственность за доставку исходящих документов, являющихся ответом на контрольные поручения первого уровня, в случае если срок по таковым истек или истекает в день подписания руководителем Агентства или временно исполняющим обязанности руководителя Агентства.