27. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

27.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Агентства.

27.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

дата документа;

регистрационный номер;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

отметка об исполнителе.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 21.

27.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок дается ссылка на документ-основание (при наличии), кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

27.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством информационной системы электронного документооборота.

27.5. Текст служебных писем и внутриведомственной переписки печатается через межстрочный интервал 1 или 1,5, шрифтом N 13, N 14.

Служебная и внутриведомственная переписка может оформляться с использованием формата A3 шрифтом N 10 - N 14.

27.6. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4, выполненная шрифтом Times New Roman размером N 14, N 13 с полями по левому краю - 30 мм, верхнему - 25 мм, нижнему краям - 24 мм, правому краю - 20 мм с одинарным или 1,5 интервалом между строками. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Ширина абзаца должна составлять 6 интервалов.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться заголовком, содержащим указание на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты исполнителя документа (фамилия, имя, отчество, служебный телефон).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, динамику развития направления деятельности Агентства в соответствующей сфере деятельности, ее влияние на деятельность Агентства и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе встречи, совещания, мероприятия, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Объем информации не должен превышать двух листов печатного текста. Дополнительная информация может быть представлена в виде приложения к основному документу, в объеме не более десяти листов печатного текста, включая таблицы.