5.1. Порядок регистрации входящих документов, поступающих в Федеральную службу

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Поступившие документы распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

факсы, являющиеся ответами на запросы Федеральной службы, направленные территориальным органам или подведомственным организациям;

документы без подписи;

материалы информационно-справочного характера (справочники, программы совещаний и конференций, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия).

5.1.3. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

исходящие реквизиты;

наименование вида документа (номенклатура);

количество листов;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, по системе МЭДО, факсом и т.д.) и др.

5.1.4. Входящие документы регистрируются один раз в день поступления. На входящем документе Управлением делами проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;

дата документа;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

5.1.5. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего) законодательства.

5.1.6. Регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

5.1.7. Руководство Федеральной службы дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Федеральной службы.

Проекты указаний Руководителя по исполнению документов оформляются работниками Управления делами, обеспечивающими деятельность Руководителя.

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.

После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Управление делами для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.

Документы поступают исполнителям по СЕД.

Ответственным исполнителем считается заместитель Руководителя или начальник структурного подразделения, фамилия которого стоит первой.