4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.4.1. Отправку исходящих документов Федеральной службы осуществляет экспедиция Федеральной службы. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в экспедицию полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

4.4.4. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на визовом экземпляре, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

4.4.5. Отправка документов, подписанных руководством Федеральной службы и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется почтовой связью или по системе МЭДО.

4.4.6. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.4.7. При отправке документа почтой в Управлении делами осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию составляются реестры (накладные). После отправки документов реестры (накладные) с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Управление делами.

Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства в день подписания.

4.4.8. Документы, подписанные Руководителем и заместителями Руководителя, представляются в отдел делопроизводства в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства.

4.4.9. В случае, если документ передается адресату по системе МЭДО, его первый экземпляр хранится в соответствующем деле отдела делопроизводства (совместно с визовым экземпляром).

4.4.10. Отправка документов за подписью Руководителя, заместителей Руководителя осуществляется работниками отдела делопроизводства.

При самостоятельной доставке исполнителями документов Руководителя или заместителей Руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе делопроизводства, проставляется отметка:

4.4.11. Документы отправляются работниками отдела делопроизводства:

по почте, нарочными - по мере накопления, но не реже одного раза в день;

по системе МЭДО - по мере поступления в отдел делопроизводства.

4.4.12. Передачу факсограмм осуществляют работники подразделений Федеральной службы.

4.4.13. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Руководителю, его заместителям и в особых случаях (по поручению Руководителя или лица, исполняющего его обязанности) - начальникам подразделений.

Телеграмма печатается в 2 экземплярах и передается в отдел делопроизводства для регистрации в РКК и отправки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.

Передачу телеграмм осуществляют работники телетайпной Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации.

4.4.14. Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные Руководителем, регистрируются как исходящие документы в отделе делопроизводства и рассылаются в соответствии с разнарядкой, подписанной руководством подразделений Федеральной службы, которое готовило соглашение.

Соглашения должны иметь собственные номера по журналам регистрации (планов, отчетов, протоколов и т.д. - внутренняя регистрация), а отправляться сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем.