4.3. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов

4.3.1. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение документов на бумажных носителях и в электронном виде, поступающих в Федеральную службу, осуществляет отделом делопроизводства.

4.3.2. При приеме документов работниками отдела делопроизводства проверяются правильность адресования, правильность доставки и комплектности документов.

Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

В случае, если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.

Конверты и упаковки с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Учитываются без регистрации:

а) пригласительные билеты;

б) научные труды.

Не учитываются и не регистрируются:

а) поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;

б) первичные документы бухгалтерского учета;

в) плакаты, рекламные извещения, проспекты;

г) печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);

д) формы статистической отчетности;

е) прейскуранты (прайс-листы, расценки).

Документы, поступившие в Федеральную службу в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

4.3.3. Предварительное рассмотрение документов осуществляется работниками отдела делопроизводства в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, подлежащих рассмотрению Руководителем Федеральной службы. Документы, поступившие в Федеральную службу по вопросам, не требующим рассмотрения Руководителем, направляются непосредственно в приемные заместителей Руководителя и структурные подразделения.

4.3.4. На полученный документ в СЭД Федеральной службы работниками отдела делопроизводства заводится регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

4.3.5. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер.

4.3.6. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют работники отдела делопроизводства.

4.3.7. После регистрации документа готовится указание Руководителя Федеральной службы. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция "оперативно" означает срок - 10 дней, "срочно" - 3 дня, "сверхсрочно" - 1 день. Если срок исполнения не указан, документ должен быть выполнен в срок, не превышающий 30 дней.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе формата A4 (210 x 297), A5 (148 x 210 мм), A6 (148 x 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Указание по исполнению документа также может быть написано руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае, если первым среди нескольких исполнителей указывается заместитель Руководителя, ответственным исполнителем считается должностное лицо, помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв.").

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Руководителя или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.

Оформление указания по исполнению документа исполнителям центрального аппарата и территориального органа Федеральной службы может проводиться средствами системы электронного документооборота.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями Федеральной службы, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложений соисполнители знакомятся в СЭД.

4.3.8. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники отдела делопроизводства.

4.3.9. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение телеграмм (телетайпограмм) и факсимильных сообщений, поступающих в Федеральную службу, осуществляют работники отдел делопроизводства.

4.3.10. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Федеральной службы, устанавливаются в отделе делопроизводства.

4.3.11. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.

4.3.12. Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.