3.9. Служебные письма

3.9.1. Служебные письма Федеральной службы готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

ответы о выполнении поручений Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации и его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

ответы на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные письма по вопросам компетенции Федеральной службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов, служб и учреждений.

3.9.2. Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются исключительно Руководителем Федеральной службы.

3.9.3. Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Федеральной службы; руководителями подразделений.

Служебные письма на бланке письма Руководителя подписывает только Руководитель Федеральной службы.

3.9.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Федеральной службы определяется ее Руководством (далее - Руководство) или начальником подразделения.

3.9.5. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4; самостоятельное изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера проставляются под подписями.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Федеральной службы, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов.

3.9.6. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении...", "Об исполнении "О выделении..."; "О пересмотре..." и т.п.

На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения, например:

Уважаемый Иван Петрович!

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением,...

3.9.7. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Федеральная служба не считает возможным...", "Федеральная служба предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

3.9.8. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Федеральной службы.

3.9.9. Дата письма - датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается Положением Федеральной службы и должностными регламентами работников Федеральной службы.