3.5. Регистрация документов

3.5.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе в установленной регистрационно-контрольной форме (карточке), фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3.5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.5.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

3.5.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по вопросам государственной службы и кадров, служебная переписка, обращения граждан.

3.5.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Министра и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Министерства, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в Департаменте управления делами в соответствии с распределением функций подразделений Департамента.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Министерства, регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи и электронной почты, регистрируются в Департаменте управления делами или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу, в соответствии с распределением функций по решению руководства Министерства.

3.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из последней цифры текущего года и порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

3.5.7. В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, входят:

Адресант

Адресат

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Вид документа

Дата документа

Номер документа

Дата поступления документа

Входящий номер документа

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Наименование текста

Индекс дела

Сведения о переадресации документа

Количество листов основного документа

Количество приложений

Общее количество листов приложений

Указания по исполнению документа

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Отметка о конфиденциальности.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т.д.) и др.

3.5.8. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.