7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минкультуры России не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному ответственным за архивное хранение документов Министерства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Департамента управления делами.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивохранилище Министерства ответственному за архивное хранение документов передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. При реорганизации Министерства вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.