1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства, обязательный для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) Министерства.
1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Министерства, утвержденного Приказом Министерства от 27 августа 2009 г. N 586 (далее - Регламент Министерства), и настоящей Инструкции.
1.4. Положения данной Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции.
Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными нормативными актами Министерства.
1.5. Положения данной Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
Порядок изготовления, учета, хранения и контроля использования печатей и штампов регламентируется специальным приказом Министерства.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет Департамент управления делами, на который возложены функции по документационному обеспечению управления.
(см. текст в предыдущей редакции)
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
1.8. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за делопроизводство, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
1.9. При смене руководителя структурного подразделения Министерства в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние исполнения документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.
1.10. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
В случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
1.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию руководства Министерства в другие подразделения или Департамент управления делами должностному лицу, ответственному за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства.
(см. текст в предыдущей редакции)
1.12. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Регламентом Министерства.
1.13. Государственные служащие Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
В случае утраты документов исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки доводятся до сведения руководства Департамента управления делами и Министерства.
(см. текст в предыдущей редакции)
1.14. На Департамент управления делами в части, касающейся делопроизводства, возлагаются следующие задачи:
(см. текст в предыдущей редакции)
- разработка и реализация политики управления документацией в Министерстве;
- организация и обеспечение документирования деятельности Министерства;
- организация работы с документами;
- методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях Министерства.
1.15. Осуществляя свои задачи, Департамент управления делами выполняет следующие функции:
(см. текст в предыдущей редакции)
1.15.1. В области документирования управленческой деятельности:
- упорядочение документальной базы по выполняемым Министерством государственным функциям и услугам;
- создание и поддержание в актуальном состоянии системы документации Министерства;
- формирование и ведение альбома бумажных форм и электронных шаблонов унифицированных форм документов;
- разработка проектов бланков документов и печатей;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
- контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сроками прохождения, согласования и исполнения документов в структурных подразделениях.
1.15.2. В области организации работы с документами:
- установление единого порядка прохождения и обработки документов (прием, регистрация, отправка, экспедиционная обработка, учет, контроль, оперативный поиск, хранение и использование);
- учет документов, статистический анализ документооборота;
- оптимизация документооборота, маршрутов движения документов;
- организация работы с обращениями граждан;
- учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов;
- разработка информационно-поисковых систем по документам;
- обеспечение доступа и защиты документированной информации (документации);
- установление порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы делопроизводства;
- организация хранения документов;
- постановка задач для разработки программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства, создания автоматизированных баз данных, информационно-поисковых систем и автоматизированных рабочих мест.
1.15.3. В области методического руководства:
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных норм и правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;
- повышение квалификации и консультирование сотрудников в области работы с документами, проведение занятий и инструктивных совещаний;
- разработка (совместно с соответствующими подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины работников.
1.16. Изменения, вносимые в Инструкцию, осуществляются приказом Министерства только после их согласования с Федеральным архивным агентством.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей