I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства, обязательный для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) Министерства.

1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Министерства, утвержденного Приказом Министерства от 27 августа 2009 г. N 586 (далее - Регламент Министерства), и настоящей Инструкции.

1.4. Положения данной Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции.

Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными нормативными актами Министерства.

1.5. Положения данной Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

Порядок изготовления, учета, хранения и контроля использования печатей и штампов регламентируется специальным приказом Министерства.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет Департамент управления делами, на который возложены функции по документационному обеспечению управления.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

1.8. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за делопроизводство, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.9. При смене руководителя структурного подразделения Министерства в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние исполнения документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

1.10. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

1.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию руководства Министерства в другие подразделения или Департамент управления делами должностному лицу, ответственному за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства.

1.12. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Регламентом Министерства.

1.13. Государственные служащие Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

В случае утраты документов исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки доводятся до сведения руководства Департамента управления делами и Министерства.

1.14. На Департамент управления делами в части, касающейся делопроизводства, возлагаются следующие задачи:

- разработка и реализация политики управления документацией в Министерстве;

- организация и обеспечение документирования деятельности Министерства;

- организация работы с документами;

- методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях Министерства.

1.15. Осуществляя свои задачи, Департамент управления делами выполняет следующие функции:

1.15.1. В области документирования управленческой деятельности:

- упорядочение документальной базы по выполняемым Министерством государственным функциям и услугам;

- создание и поддержание в актуальном состоянии системы документации Министерства;

- унификация форм документов;

- формирование и ведение альбома бумажных форм и электронных шаблонов унифицированных форм документов;

- разработка проектов бланков документов и печатей;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

- контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сроками прохождения, согласования и исполнения документов в структурных подразделениях.

1.15.2. В области организации работы с документами:

- установление единого порядка прохождения и обработки документов (прием, регистрация, отправка, экспедиционная обработка, учет, контроль, оперативный поиск, хранение и использование);

- учет документов, статистический анализ документооборота;

- оптимизация документооборота, маршрутов движения документов;

- организация работы с обращениями граждан;

- учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов;

- разработка информационно-поисковых систем по документам;

- обеспечение доступа и защиты документированной информации (документации);

- установление порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы делопроизводства;

- организация хранения документов;

- постановка задач для разработки программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства, создания автоматизированных баз данных, информационно-поисковых систем и автоматизированных рабочих мест.

1.15.3. В области методического руководства:

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных норм и правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;

- повышение квалификации и консультирование сотрудников в области работы с документами, проведение занятий и инструктивных совещаний;

- разработка (совместно с соответствующими подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины работников.

1.16. Изменения, вносимые в Инструкцию, осуществляются приказом Министерства только после их согласования с Федеральным архивным агентством.