2.14. Служебные письма

2.14.1. Служебные письма Министерства содержат:

- доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;

- информацию о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

- сопроводительные сведения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектами актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативные предложения.

2.14.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.14.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках.

В состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем, могут входить:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

визы;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.14.4. Текст письма излагается:

от 3-го лица единственного числа: "Министерство считает...";

от 1-го лица множественного числа: "Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект...";

от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.14.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.