VIII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 04.06.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и другими нормативными актами.

В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов.

Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, установлен Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 28.07.2011 N 824.

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправку электронных документов осуществляет Департамент управления делами.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

При приеме электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляется проверка действительности электронной подписи.

Электронные документы создаются, регистрируются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Электронные документы после их исполнения или отправки хранятся в установленном порядке в информационной системе Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Министерства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

1 марта 2011 года