4.1. Организация информационно-поисковой системы по документам

4.1. Организация информационно-поисковой системы

по документам

4.1.1. Для обеспечения эффективного использования информации в Министерстве используются информационно-поисковые системы по документам, формируемые на основе базы данных карточек регистрационно-контрольных форм.

4.1.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя базы данных и классификационные справочники:

классификатора вопросов деятельности Министерства;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора указаний по исполнению документов (поручений);

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных, в информационно-поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей поиска документов и информации.

4.1.3. В информационных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (наименование документа (заголовок), вид документа, дата принятия, регистрационный номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.