Порядок передачи документов на хранение в архив

213. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196) документы Министерства (территориального органа) являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.

214. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства (территориального органа).

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства (территориального органа) не передаются, хранятся в подразделениях (подразделениях территориального органа) и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

215. До передачи в архив Министерства (территориального органа) номенклатурные дела формируются и хранятся в течение одного года в подразделениях (подразделениях территориального органа).

Руководители подразделений (подразделений территориального органа) и служащие подразделения (подразделения территориального органа), ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

216. При подготовке подразделениями (подразделениями территориального органа) дел к передаче в архив Министерства (территориального органа) Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются подразделениями (подразделениями территориального органа).

Прием дел осуществляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства). На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащих Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), принявшего дела, и подразделения (подразделения территориального органа), передавшего дела.

Вместе с делами в архив Министерства (территориального органа) передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения подразделения (подразделения территориального органа) из структуры Министерства (территориального органа) либо изменения структуры служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, оформляет оконченные дела и передает их в архив Министерства (территориального органа) независимо от сроков хранения.

217. Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства (территориального органа) осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства), согласованному с подразделениями (подразделениями территориального органа) и утвержденному приказом Министерства (территориального органа).