VIII. Централизованное тиражирование документов

236. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Министерства (территориального органа), производится Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).

237. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа на выполнение копировально-множительных работ (Приложение N 30), подписанного руководителем (его заместителем) подразделения (подразделения территориального органа), а также заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители подразделений (подразделений территориального органа) - заказчиков.

238. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от руководства Министерства (начальника территориального органа). Срочность определяется пометкой "срочно" на бланке-заказе заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения.

239. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата А4).

240. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию бланки Министерства (территориального органа).

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

241. Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в течение года.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

23 декабря 2011 года