Работа исполнителей с документами

131. Организация работы с документами в подразделениях (подразделениях территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства (территориального органа), руководителей подразделений и иных должностных лиц.

132. Документы в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители - осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

133. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

согласование проекта документа:

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководству подразделения;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

134. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.

135. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения (руководителем подразделения территориального органа).

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

136. Проект исходящего документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений (подразделений территориального органа) - соисполнителей и другими должностными лицами, являющимися соисполнителями.

137. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение (подразделение территориального органа) - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства (территориального органа) с их перечислением.

138. Документы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (территориального органа) со служебной запиской, подписанной руководителем подразделения (подразделения территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.

139. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413, N 21, ст. 2459, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 36, ст. 4358, N 49, ст. 5970, ст. 5971, N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251, N 28, ст. 4219, N 41, ст. 5743, N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419, N 34, ст. 4736, N 38, ст. 5102, N 39, ст. 5286, N 41, ст. 5635, N 42, ст. 5716, N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180, N 24, ст. 3013, N 35, ст. 4521) (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам.

В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственным исполнителям для доработки.

Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через один день со дня их возврата.

140. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).

141. При передаче документов в случаях, предусмотренных п. 12 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.

142. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, и Регламентом Министерства.

143. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.