Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа)

149. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа), возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения (подразделения территориального органа) и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения (подразделения территориального органа) и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении (подразделении территориального органа);

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения (подразделения территориального органа);

ежегодная проверка наличия в подразделении (подразделении территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

составление номенклатуры дел подразделения (подразделения территориального органа), согласование в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения (подразделения территориального органа) в РК;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;

иные обязанности.

Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, подписанных руководством подразделения, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача на отправку.