3.7.5. Служебная переписка

3.7.5.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

3.7.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти - авторов документа, указываются в наименовании должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись" должностного лица.

3.7.5.3. В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок по тексту). Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8 - 9 см.

В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

3.7.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал - 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного или множительного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России докладывает".

3.7.5.6. Проект письма за подписью руководства Министерства визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо, директор департамента - соисполнителя документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), директор Депправа (замещающее его лицо) (если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Депправа), референт заместителя Министра (если письмо подписывает заместитель Министра).

В случае, если письмо подписывает Министр, дополнительно к перечисленным в настоящем пункте сотрудникам Министерства письмо визируют заместители Министра, курирующие деятельность департаментов, подготовившего письмо и являющихся соисполнителями документа, директор Депправа (замещающее его лицо) (с учетом положений, предусмотренных абзацами пятнадцатым - двадцатым пункта 3.2.17 настоящей Инструкции), а также Департамент аппарата Министра.

В случае, если проект письма касается сферы деятельности подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти, его визируют также руководители подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти.

3.7.5.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, подведомственных Министерству федеральных органах исполнительной власти.

При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.

3.7.5.8. На подпись руководству Министерства служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:

первый экземпляр подписывается руководством Министерства, регистрируется Аппаратом и отправляется адресату;

второй экземпляр зарегистрированного письма с визами остается в Аппарате.

На подпись руководству департамента служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:

первый экземпляр подписывается руководством департамента, регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте, и отправляется адресату через Аппарат (экспедицию);

второй экземпляр зарегистрированного письма с визами подшивается в дело лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте.

3.7.5.9. В случае если при подписании письма руководством Министерства возникает необходимость его дополнительного визирования, руководство соответствующего департамента визирует письмо в суточный срок.

3.7.5.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.7.5.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства и департаментов.