I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство) документов и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется в соответствии с положениями Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 (далее - Методические рекомендации), Регламента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Регламент Министерства).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения), утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и регулируется специальными нормативными актами Министерства.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах и отделах Министерства (далее - департаменты) осуществляется Департаментом аппарата Министра (далее - Аппарат) в соответствии с Положением о Департаменте аппарата Министра.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в департаментах и отделах возлагается на директоров департаментов и начальников отделов (далее - директора департаментов).

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в департаментах Министерства осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенными приказами руководства Министерства. Права и обязанности данных работников определяются их должностными регламентами.

1.9. Аппарат периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Аппарат.

Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Аппарат.

1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения и перемещения по службе работники Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Аппарате.