8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документационного фонда Министерства, который составляет документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).
8.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Аппарат.
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Аппарат.
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Аппаратом на основе номенклатур дел департаментов.
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Аппарата, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК федерального архива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.8. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата.
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
Один экземпляр Сводной номенклатуры дел передается в федеральный архив, с которым она согласовывалась.
8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
8.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
8.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│07-05-01, где │
│07 - делопроизводственный индекс Аппарата; │
│05 - порядковый номер отдела организации делопроизводства Аппарата; │
│01 - порядковый номер заголовка дела. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)
(см. текст в предыдущей редакции)
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Заголовок дела" (тома, части) номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд АПК│
│(заявки, протоколы, справки, сметы и др.) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам│
│финансового оздоровления сельскохозяйственных товаропроизводителей │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского хозяйства │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного финансирования │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Переписка с органами управления АПК субъектов Российской Федерации│
│по вопросам сельскохозяйственного производства │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам│
│виноградарства и виноделия │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ План работы коллегии Министерства │
│ Сводный годовой отчет Министерства по сельскому хозяйству │
│ Российской Федерации │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе "Сроки хранения тома, части и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
8.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей