4.6. Работа исполнителей с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Министра, его заместителей, директоров департаментов.

4.6.1. Документы в департаменты-исполнители поступают по СЭДО. Доставка документов в департаменты-исполнители, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО (пункт 4.2.10), осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения директорами департаментов.

4.6.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

доработка проекта документа по замечаниям, регистрационной карточки (РК) документа;

прикрепление электронного образа (файла) к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департаментов;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

4.6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам), ответственным исполнителем является исполнитель (департамент), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством департамента.

При отсутствии у департамента-соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам информация доводится до исполнителя в головной департамент, о чем делается соответствующая запись в СЭДО. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

4.6.4. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Министерства подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих департаментов-соисполнителей.

4.6.5. При наличии неурегулированных разногласий по документу департамент - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства с перечислением неурегулированных разногласий.

4.6.6. Документы за подписью заместителей Министра визируются референтами отдела организации деятельности руководства Министерства Аппарата.

4.6.7. Документы представляются на подпись Министру через Аппарат с визой уполномоченного сотрудника Аппарата. Редакционная и корректорская правки документов, представляемых на подпись Министру, осуществляются Аппаратом.

4.6.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства департамента обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.

4.6.9. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Министерства.

4.6.10. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов.