4.3. Обработка исходящих документов

Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент - головной исполнитель документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, а также главам субъектов Российской Федерации, подписываются Министром или заместителем Министра.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем, директором департамента и его заместителями в соответствии с компетенцией.

4.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.

4.3.3. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными и подписанными в соответствии с положениями Инструкции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.3.4. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭДО, при этом:

документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основаниями передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата;

документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз и приложений, наличие отметки об исполнителе.

4.3.5. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата в составе: подлинник документа и лист согласования (либо копия документа с оригинальными визами).

4.3.6. Согласование проекта документа производится в электронном виде с использованием электронной подписи.

4.3.7. Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, руководству департаментов, должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в пункте 4.2.10.

В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек - указывается номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.

4.3.8. При присвоении постоянного регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа - адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. В регистрационную карточку СЭДО вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел департамента. Документы за подписью Министра, заместителей Министра сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО Министерства, используемой для учета, поиска и хранения документов. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию.

Визовые экземпляры документов за подписью Министра и заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата. Соответствующая информация о списании документа вносится в регистрационную карточку СЭДО (вкладка Журнал/Архив). Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по МЭДО, а также входящие документы подшиваются в соответствующее дело.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по МЭДО или по факсимильной связи принимает подразделение-исполнитель.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

4.3.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и общей корреспонденции.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Способ отправки документа фиксируется в СЭДО.

Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти, администрации субъектов Российской Федерации, подведомственные организации полные почтовые адреса могут не указываться.