Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации

Утверждены

приказом Министерства культуры

Российской Федерации

от 22 сентября 2016 г. N 2175

ИЗМЕНЕНИЯ,

КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Абзац третий пункта 2.6.2 изложить в следующей редакции:

"- должностные бланки Министра (Приложение N 7), статс-секретаря - заместителя Министра (Приложение N 8), первого заместителя Министра (Приложение N 8.1), заместителя Министра (Приложение N 8.2);".

2. Пункт 3.3.2 дополнить абзацем седьмым следующего содержания:

"При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота Министерства подлинник документа может оставаться в Департаменте управления делами.".

3. Пункт 6.1.1 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

"Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Минкультуры России.".

4. Абзац третий пункта 6.1.13 исключить.

5. В пункте 6.2.9:

5.1. В абзаце втором после слов "название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой" дополнить словами "при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела дописываются наименование структурного подразделения - правопреемника, а прежнее заключается в скобки;";

5.2. Абзац пятнадцатый изложить в следующей редакции:

"На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела.".

6. Абзац первый пункта 7.1.1 после слов "Архивного фонда Российской Федерации" дополнить словами "и выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.".

7. Пункт 7.1.2 после слов "при составлении номенклатуры дел" дополнить словами ", при подготовке дел к передаче в архив".

8. Пункт 7.1.7 изложить в следующей редакции:

"7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Минкультуры России.".

9. Пункт 7.1.12 изложить в следующей редакции:

"7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 18) и представляются ответственному за архивное хранение документов Минкультуры России не позднее, чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.".

10. Пункт 7.1.18 изложить в следующей редакции:

"7.1.18. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 19).

На основе предложений структурных подразделений Департамент управления делами составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 19).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен этот акт.

Дела с пометкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК Минкультуры России описи дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего федерального архива.

После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются Министром, после чего дела, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены.".

11. Пункт 7.2.2 изложить в следующей редакции:

"7.2.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минкультуры России не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.".

12. Раздел VIII изложить в следующей редакции:

"VIII. Особенности работы с электронными документами

Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 04.06.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и другими нормативными актами.

В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов.

Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, установлен Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 28.07.2011 N 824.

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправку электронных документов осуществляет Департамент управления делами.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

При приеме электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляется проверка действительности электронной подписи.

Электронные документы создаются, регистрируются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Электронные документы после их исполнения или отправки хранятся в установленном порядке в информационной системе Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Министерства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.".

13. Приложения N 6 к п. 2.6.2, N 7 к п. 2.6.2, N 8 к п. 2.6.2, N 9 к п. 2.6.2 к п. 2.10, N 10 к п. 2.6.2 к п. 2.10 изложить в новой редакции согласно приложениям N 1 - 5 к настоящим изменениям.

14. Дополнить приложениями N 8.1 к п. 2.6.2, N 8.2 к п. 2.6.2 согласно приложениям N 6, 7 к настоящим изменениям.

15. По тексту Инструкции слова "Административный департамент" в соответствующем падеже заменить словами "Департамент управления делами" в соответствующем падеже.