Приложение N 14. Требования к оформлению и образцы служебных писем

Приложение N 14

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве образования и науки

Российской Федерации, утвержденной

приказом Министерства образования

и науки Российской Федерации

от 30 декабря 2011 г. N 2917

ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ И ОБРАЗЦЫ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

1. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Минобрнауки России (приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. N 2917).

Служебное письмо Минобрнауки России, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

2. Служебное письмо имеет следующие реквизиты (приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. N 2917):

гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо);

адресат;

заголовок (наличие этого реквизита обязательно);

текст;

отметка о наличии приложений (если они имеются);

подпись;

отметка об исполнителе;

нижний колонтитул.

3. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Министерство считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим письмо.