3.6. Регистрация и отправка исходящих документов

3.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания и отправляются не позднее следующего рабочего дня.

3.6.2. Исходящая корреспонденция регистрируется за подписью:

Министра образования и науки Российской Федерации, лица, исполняющего его обязанности - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций - в соответствующих секретариатах заместителей Министра;

руководства структурных подразделений Минобрнауки России - в секретариатах этих структурных подразделений.

Исходящие документы с отметкой "Для служебного пользования" за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций регистрируются отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.6.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственным за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (проставляется с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

3.6.4. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью - административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

через фельдъегерскую связь - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

в электронном виде по СЭВ:

документов за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или замещающего его лица - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 12.02.2014 N 102;

через фельдъегерскую связь и по системе МЭДО - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или заместителя Министра, исполняющего его обязанности, а также в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

за подписью заместителей Министра в федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, подписавшего документ;

за подписью руководителей структурных подразделений Минобрнауки России в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, курирующего данное структурное подразделение.

Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, прошитые и заверенные печатью;

документов, содержащих приложения объемом более 200 листов.

При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

По системе МЭДО исходящие документы направляются в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти согласно перечню, указанному в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за его исполнение, для последующего его списания, формирования в дело и хранения в установленном порядке.

По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:

в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти - за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности;

в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - за подписью заместителей Министра и руководителя структурного подразделения Минобрнауки России.

Документы в адрес структурных подразделений органов государственной власти, подписанные руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для отправки фельдъегерской связью.

Право подписи документов, направляемых в органы государственной власти, предоставляется должностным лицам Минобрнауки России согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

3.6.4.1. Работа с телеграммами.

Отправка телеграмм осуществляется общим отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках. Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата A4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Минобрнауки России и заверяются гербовой печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Образец правительственной телеграммы приводится в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

3.6.4.2. Работа с факсограммами.

Факсограммы передаются административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами, секретариатами заместителей Министра и структурных подразделений Минобрнауки России.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минобрнауки России;

запрещается передавать тексты документов с отметкой "Для служебного пользования" и содержащих персональные данные гражданина;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется их руководством.

3.6.4.3. Работа с телефонограммами.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется секретарем соответствующего структурного подразделения, работниками которого исполнялся документ, устно по каналам телефонной связи и дальнейшей записью времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.

3.6.4.4. Работа с СЭВ и МЭДО.

Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется работниками Минобрнауки России, указанными в пункте 3.6.4, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью СЭДКП отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

3.6.5. Массовая электронная рассылка документов в Минобрнауки России осуществляется с использованием:

МЭДО - только в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;

СЭВ - только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования и государственное регулирование в научной, научно-технической и инновационной сферах, и подведомственные Минобрнауки России организации;

программы для массовой рассылки - только руководителям высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющим функции органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан, аккредитованным учреждениям высшего профессионального образования, а также при одновременной отправке организациям, указанным в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта.

Для осуществления массовой электронной рассылки по программе массовой рассылки структурным подразделением Минобрнауки России передаются в отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами подлинник документа или его полноформатная копия, электронный образ документа (на дискете, компакт-диске, флэш-карте или по электронной почте начальнику отдела) и заявка по форме в соответствии (приложение N 13 к настоящей Инструкции)..

Предоставляемая информация должна соответствовать следующим требованиям:

информационные текстовые материалы должны быть предоставлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls);

в случае необходимости электронной рассылки по ограниченному списку адресатов в поле наименования адресата добавляется надпись "(по списку)". Вместе с заявкой предоставляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, включающий полное наименование адресата подведомственного образовательного учреждения профессионального образования, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющего управление в сфере образования, для других организаций - полное наименование адресата и электронный адрес.

Абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 12.02.2014 N 102.

3.6.6. Регистрация ответов на письма и обращения граждан осуществляется секретариатами структурных подразделений Минобрнауки России. Визовый экземпляр ответа автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранится в структурном подразделении, подготовившем ответ. Электронная регистрационная карточка, в которой указаны фамилия и инициалы руководителя, подписавшего ответ, фамилия и инициалы исполнителя, вид исполнения и адресат, которому направлена информация, представляется в день регистрации ответа в отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан Департамента государственной службы, кадров и управления делами для снятия письма с контроля. Отправка ответов осуществляется административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами только после снятия письма с контроля и проставления соответствующей отметки работника отдела регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан.

Регистрация ответов на письма и обращения граждан, подписанных заместителями Министра, осуществляется отделом регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Регистрация ответов на письма, поставленные на контроль в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Федеральном Собрании Российской Федерации, Генеральной прокуратуре Российской Федерации, Аппаратах уполномоченных по правам человека и правам ребенка, осуществляется отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Визовые экземпляры ответа в контролирующую инстанцию и автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранятся в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.6.7. Документы, отправляемые из Минобрнауки России иностранным адресатам, регистрируются в Международном департаменте и передаются на отправку в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами (с указанием полного адреса). К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык (для внесения в реестр международных почтовых отправлений).

Абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 20.09.2012 N 748.

3.6.8. Ответы на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, прокуратуры и следственных органов) регистрируются в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения Минобрнауки России, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит противодействие коррупционным и иным правонарушениям, а также руководства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению).

Неправильно оформленный ответ не принимается административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами к отправке и возвращается исполнителю.

3.6.9. Исходящие документы конвертуются, оформляются и отправляются:

почтовой связью - административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

фельдъегерской связью - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Документы, направляемые почтовой или фельдъегерской связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.6.10. Работники, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов. Неправильно оформленные исходящие документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.11. Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 14 к настоящей Инструкции.