9.6. Особенности формирования дел в СЭДКП

9.6.1. СЭДКП позволяет формировать дела с электронными документами. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Минобрнауки России может в СЭДКП формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы СЭДКП.

9.6.2. Формирование дел с электронными документами в СЭДКП осуществляется:

работником отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

работником секретариата заместителя Министра;

работником секретариата структурного подразделения Минобрнауки России.

9.6.3. В СЭДКП формирование дел с электронными документами производится путем заполнения специального поля "Списан в дело" в соответствующей ЭРК электронного документа.

9.6.4. Формирование дел в СЭДКП за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу. При необходимости нумерация листов в деле уточняется и корректируется работником, ответственным за делопроизводство, перед передачей дел в архив.

9.6.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

9.6.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром образования и науки Российской Федерации.

9.6.7. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Правового департамента электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Согласовано

И.о. руководителя

Федерального

архивного агентства

В.И.ТАРАСОВ

8 декабря 2011 года