4.6. Протоколы

4.6.1. Порядок подготовки заседаний коллегии Минобрнауки России и ее протоколов определяется приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 11 октября 2012 г. N 809 "О коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации".

4.6.2. Протоколы иных совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минобрнауки России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минобрнауки России, проводящим совещание (заседание). Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа (совещания, заседания и др.) или сотрудника структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания). Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 7 дней со дня заседания. Протокол визируется руководством структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за его подготовку.

Протокол заседания коллегии Минобрнауки России оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами после его подписи у Министра образования и науки Российской Федерации.

Протокол оперативного совещания у Министра образования и науки Российской Федерации оформляется работником Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами после его подписи у Министра образования и науки Российской Федерации.

Протокол совещания у заместителя Министра оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, совместно с работником секретариата заместителя Министра. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП секретариатом заместителя Министра после подписи у заместителя Министра.

4.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для формирования дел структурного подразделения-исполнителя вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Подлинники протоколов заседания коллегии Минобрнауки России с соответствующими визами должностных лиц передаются в отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

Подлинники протоколов совещания у Министра образования и науки Российской Федерации с соответствующими визами должностных лиц передаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

Подлинники протоколов оперативного совещания у Министра образования и науки Российской Федерации передаются в отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.6.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух разделов: вводной части и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

список присутствовавших лиц или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола при принятии соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.6.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера с использованием СЭДКП в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Регистрация протоколов осуществляется:

протоколов заседаний коллегии Минобрнауки России и оперативных совещаний у Министра образования и науки Российской Федерации - отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

протоколов иных совещаний у Министра образования и науки Российской Федерации - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

подписанных заместителем Министра - секретариатом заместителя Министра;

подписанных руководителем структурного подразделения Минобрнауки России - секретариатом структурного подразделения Минобрнауки России.

4.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

4.6.7. Требования к оформлению и образцы протоколов приводятся в приложении N 20 к настоящей Инструкции.