3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Минобрнауки России корреспонденции осуществляется работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.2.2. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования поступающих документов, их доставки, целостность упаковки и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: один акт остается в административно-договорном отделе, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.

3.2.3. Документы, адресованные Министру образования и науки Российской Федерации, заместителям Министра (только из органов государственной власти Российской Федерации, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции, запросы из правоохранительных органов), а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Минобрнауки России направляются на предварительное рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами с целью определения поступивших документов на подлежащих регистрации со сканированием, подлежащих регистрации без сканирования и не подлежащих регистрации.

3.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему работнику Минобрнауки России без его вскрытия.

Документы, адресованные заместителям Министра и структурным подразделениям Минобрнауки России (за исключением документов из органов государственной власти Российской Федерации, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции, запросов из правоохранительных органов), направляются непосредственно в соответствующие секретариаты заместителей Министра и структурных подразделений Минобрнауки России.

3.2.5. Обращения граждан и организаций, поступающие в адрес Минобрнауки России, направляются в отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.2.6. Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно" и другими незамедлительно передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, секретариат соответствующего заместителя Министра или структурного подразделения Минобрнауки России.

3.2.7. Поступившие в адрес Минобрнауки России телеграммы принимаются работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами под расписку с проставлением даты и времени приема и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.2.8. Поступившие в адрес Минобрнауки России факсограммы принимаются работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами с проставлением даты приема и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Факсограммы на иностранных языках принимаются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается и направляется в Департамент международного сотрудничества для перевода текста и дальнейшего направления в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для регистрации.

3.2.9. Поступившие в адрес Минобрнауки России телефонограммы принимаются устно по каналам телефонной связи, информация записывается (печатается) административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами и передается на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.2.10. Поступившие в адрес Минобрнауки России электронные письма (сообщения) на электронную почту Минобрнауки России (электронный адрес: info@mon.gov.ru) принимаются административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью (далее - ЭП).

Абзацы второй - пятый исключены. - Приказ Минобрнауки России от 12.02.2014 N 102.

Судебные документы поступают в Минобрнауки России на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Они регистрируются, сканируются (за исключением документов, указанных в приложении N 2 к настоящей Инструкции) и размещаются в СЭДКП.

Оригинал документа на бумажном носителе направляется в структурное подразделение Минобрнауки России, которое является по росписи указания головным исполнителем, после исполнения документ подшивается указанным структурным подразделением Минобрнауки России в дело.

Порядок работы с электронными документами определен в разделе IX настоящей Инструкции.

3.2.11. Прием и регистрация входящих электронных документов и электронных образов документов, поступивших по СЭВ и МЭДО, осуществляется:

направляемых в адрес Министра образования и науки Российской Федерации или Минобрнауки России - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

направляемых в адрес заместителей Министра - работниками секретариата соответствующего заместителя Министра;

направляемых в адрес руководителей структурных подразделений Минобрнауки России - секретарем соответствующего структурного подразделения.

Порядок регистрации документов в СЭДКП, поступивших по СЭВ и МЭДО, регламентируется соответствующими инструкциями, определяемыми директором Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Распорядительные документы, полученные по МЭДО из Правительства Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, передаются отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами в электронном виде в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами на предварительное рассмотрение с целью распределения их на требующие обязательного рассмотрения руководством и структурными подразделениями Минобрнауки России и не требующие рассмотрения в Минобрнауки России. После рассмотрения документы возвращаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для их регистрации и распечатывания.