9.3. Подготовка проекта документа в СЭДКП

9.3.1. ЭРК "Проект документа" СЭДКП предназначена для автоматизации процесса разработки проекта документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания и регистрации.

9.3.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭДКП документы поступают в структурные подразделения Минобрнауки России с указаниями руководства Минобрнауки России и структурных подразделений Минобрнауки России по их исполнению.

Работники структурных подразделений Минобрнауки России в процессе исполнения документа осуществляют подготовку проекта документа с использованием ЭРК "Проект документа" СЭДКП.

9.3.3. ЭРК "Проект документа" используется при подготовке внутренних документов структурных подразделений Минобрнауки России (приказы, распоряжения, заявки, служебные записки, протоколы и т.д.) и исходящих документов, регистрируемых в структурных подразделениях и секретариатах заместителей Министра.

9.3.4. Для формирования ЭРК "Проект документа" в системе СЭДКП создается текст документа в программах Microsoft Office (Word, Excel и других) и сохраняется на рабочем столе или в одной из папок работника. Далее формируется ЭРК "Проект документа" в СЭДКП либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭДКП.

9.3.5. Регистрационный номер ЭРК "Проект документа" присваивается автоматически при ее открытии и имеет следующую структуру:

пр-10/3200 - для структурных подразделений Минобрнауки России, где: пр - проект; 10 - индекс структурного подразделения Минобрнауки России (присваивается автоматически в зависимости от структурного подразделения, ответственного за исполнение документа); 3200 - порядковый номер проекта документа;

проект-303 - для секретариатов заместителей Министра, где 303 - порядковый номер проекта документа.

9.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК "Проект документа" несет работник, являющийся ответственным за выполнение поручения. Контроль правильности оформления ЭРК "Проект документа" возлагается на секретариат структурного подразделения Минобрнауки России при получении от исполнителя.

Реквизиты документа: инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из указания по исполнению или контрольного задания ЭРК документа. Остальные реквизиты проекта документа при необходимости заполняются исполнителем. Если формирование ЭРК "Проект документа" осуществляется непосредственно через ЭРК документа, то в поле "Документ" ЭРК "Проект документа" автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.

Если создается инициативный документ, то исполнителем самостоятельно вносятся соответствующие реквизиты документа в ЭРК "Проект документа". При этом поле "Документ" ЭРК "Проект документа" не заполняется, а в поле "Связка с документом" производятся связки с необходимыми документами.

9.3.7. После заполнения полей ЭРК "Проект документа" документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК "Проект документа", за исключением этапов подписи и регистрации документа.

9.3.8. Ответственным исполнителем поручения формируется список исполнителей по каждому из этапов подготовки документа внутри структурного подразделения Минобрнауки России. При работе между структурными подразделениями Минобрнауки России, его руководитель определяет ответственного исполнителя, которому предоставляется право формирования списка исполнителей соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России. При работе между структурными подразделениями и секретариатами заместителей Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

9.3.9. Исполнителем на основании предложений и замечаний, присланных соисполнителями, готовится проект документа.

После подготовки электронная версия проекта документа исполнителем прикрепляется к полю "Визируемый документ" ЭРК "Проект документа", формируется список визирующих должностных лиц, очередность визирования и подписи документа.

9.3.10. Если в указании по исполнению документа перечислены структурные подразделения Минобрнауки России - соисполнители документа, то каждый соисполнитель направляет свои предложения и замечания через руководителя структурного подразделения головному исполнителю. Предложения и замечания к проекту документа вносятся в ЭРК "Проект документа" в виде примечаний и прикрепленных файлов.

9.3.11. В системе СЭДКП происходит автоматическое информирования работника Минобрнауки России о поступлении на рассмотрение проекта документа. Работник обязан в день поступления открыть ЭРК "Проект документа" через соответствующую папку и ознакомиться с заданием. После выполнения задания необходимо заполнить соответствующие поля ЭРК "Проект документа" и сохранить ее. Задание выполняется в установленный работнику срок. В случае невозможности выполнения задания в указанный срок работник обязан проинформировать ответственного исполнителя о причинах и планируемых сроках исполнения.

В случае отказа руководителя (работника) структурного подразделения Минобрнауки России в согласовании (визировании) или подписи проекта документа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение, при этом предыдущая версия должна быть сохранена в ЭРК "Проект документа".

Если в процессе согласования (визирования) или подписи в проект документа вносятся одним из руководителей (работников) изменения принципиального характера, то он подлежит повторному направлению ко всем работникам, ранее согласовавших (завизировавших) проект документа. Повторного согласования (визирования) не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

9.3.12. Не разрешается согласование (визирование) проекта документа заинтересованными должностными лицами с помощью ЭП.

9.3.13. После согласования (визирования) проекта документа и внесения редакционных правок исполнителем вносится подготовленный к подписи проект документа в поле "Документ на подпись" ЭРК "Проект документа". После чего проект документа попадает в папку "На подпись" руководителя структурного подразделения Минобрнауки России или заместителя Министра.

Подписанный руководителем структурного подразделения Минобрнауки России или заместителем Министра проект документа автоматически переносится в папку работника соответствующего секретариата "Документы, готовые к регистрации". Работником секретариата открывается ЭРК "Проект документа" и на ее основе регистрируется документ в соответствующей группе документов.

Проект внутреннего документа, подписанный с использованием ЭП, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату только в электронном виде. Проект документа, направляемый во внешние организации, подписывать ЭП не разрешается.

Если документ отправляется адресату на бумажном носителе, то соответствующим секретариатом он распечатывается на бланке Минобрнауки России и подписывается соответствующим руководителем Минобрнауки России. Подписанный документ регистрируется в соответствующих секретариатах с помощью ЭРК "Проект документа" в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, протоколы и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), а из поля "Прикрепленный файл" удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК "Проект документа". Документ сканируется, прикрепляется к карточке и направляется указанному адресату через экспедицию, по СЭВ или МЭДО.

После подписания проекта документа заместителем Министра или руководством структурного подразделения Минобрнауки России ответственный исполнитель обязан убедиться о его регистрации и направлении адресату. Подтверждением регистрации проекта документа является появление в поле "Связка с документом" ЭРК "Проект документа" ярлыка регистрационного номера соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован документ" в поле "Статус".

В случае если после рассмотрения проекта документа руководством Минобрнауки России и структурных подразделений Минобрнауки России принято решение о прекращении работы с ним, то в ЭРК "Проект документа" соответствующим секретариатом структурного подразделения Минобрнауки России или заместителя Министра выставляется статус "Работа с проектом завершена без регистрации".

9.3.14. В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется работнику структурного подразделения Минобрнауки России, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа, для дальнейшего его распечатывания, визирования и подписи.

В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнителем направляется проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа, дальнейшего его распечатывания и подписи.