3.5. Правила оформления документов

Деятельность Минобрнауки России как федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав (пункт 1 приложения N 6 к настоящей Инструкции) определяется компетенцией Минобрнауки России, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Минобрнауки России, другими органами управления и организациями.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman.

Требования к оформлению некоторых общих реквизитов приведены в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

3.5.1. Бланки документов

3.5.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Минобрнауки России оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.5.1.2. В Минобрнауки России применяются следующие бланки:

а) номерные:

номерной общий бланк письма Минобрнауки России (синего цвета);

номерной бланк письма должностного лица (Министра образования и науки Российской Федерации, первого заместителя Министра, заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра) (синего цвета);

б) без номера:

бланк структурного подразделения Минобрнауки России, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (черно-белого цвета);

бланк приказа (черно-белого цвета);

бланк распоряжения (черно-белого цвета);

бланк протокола (черно-белого цвета);

бланк указания по исполнению (черно-белого цвета).

Образцы номерных бланков, применяемых в Минобрнауки России, приведены в приложении N 7 к настоящей Инструкции. Введение в обращение новых бланков осуществляется с разрешения заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента государственной службы, кадров и управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.5.1.3. Организация работы по изготовлению номерных бланков писем Минобрнауки России возлагается на отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Хранение, учет и выдача номерных бланков в секретариаты заместителей Министра и структурные подразделения Минобрнауки России, за исключением номерных бланков Министра образования и науки Российской Федерации, осуществляется административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции.

Хранение и учет номерных бланков Министра образования и науки Российской Федерации осуществляется отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции.

Номерные бланки писем нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка документа. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Номерные бланки писем выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях Минобрнауки России номерные бланки писем используются строго по назначению и хранятся в шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.

Передача номерных бланков писем другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков писем и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минобрнауки России.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России работники представляют отчет о расходовании номерных бланков писем (приложение N 8 к настоящей Инструкции) в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным.

Испорченные и невостребованные номерные бланки писем возвращаются в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами вместе с отчетом о расходовании номерных бланков писем (приложение N 8 к настоящей Инструкции) с последующим их уничтожением установленным порядком.

Контроль правильности расходования бланков документов осуществляет административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.5.1.4. Документы Минобрнауки России должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минобрнауки России, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Реквизиты документов оформляются в порядке согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.