6. Подготовка и передача документов в отдел архива Правового департамента

6. Подготовка и передача документов в отдел архива

Правового департамента

6.1. В отдел архива Правового департамента передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел архива Правового департамента после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении (за исключением личных дел государственных служащих, хранящихся в Департаменте государственной службы, мобилизационной подготовки и специальных программ в течение 10 лет).

6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел архива Правового департамента, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4. Передача дел в отдел архива Правового департамента осуществляется по утвержденному графику, согласованному с директорами департаментов Министерства и утвержденному директором Правового департамента.

6.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архива Правового департамента сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.6. Прием каждого дела производится работником отдела архива Правового департамента в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела архива Правового департамента и работника департамента, сдавшего дела.

Вместе с делами в отдел архива Правового департамента передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

6.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архива Правового департамента независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.