I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Минобрнауки России) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Минобрнауки России документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минобрнауки России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Минобрнауки России, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. N 2233.

1.6. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется Департаментом государственной службы, кадров и управления делами.

Совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами осуществляется Департаментом управления программами и конкурсных процедур.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Минобрнауки России возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется их работниками в соответствии с должностными регламентами, утверждаемыми руководителями структурных подразделений.

1.9. При переходе на другую работу работников, отвечающих в структурных подразделениях Минобрнауки России за ведение делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений. Копии актов направляются в Департамент государственной службы, кадров и управления делами и в отдел архива Правового департамента.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами.

1.10. Работники структурных подразделений Минобрнауки России несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник структурного подразделения Минобрнауки России обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Минобрнауки России. Руководителем структурного подразделения Минобрнауки России назначается служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщается в Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Департаментом государственной службы, кадров и управления делами организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Минобрнауки России. О результатах проверок докладывается руководству Минобрнауки России.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник структурного подразделения Минобрнауки России обязан передать через работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурном подразделении Минобрнауки России, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России.

1.12. Работать с документами, поступившими в Минобрнауки России, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.13. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Минобрнауки России или руководителя соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России.

Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями Минобрнауки России, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по письменному разрешению руководства Минобрнауки России.

1.14. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минобрнауки России после их согласования с Федеральным архивным агентством.