3.3. Регистрация входящих документов и подготовка проектов указаний по их исполнению

3.3. Регистрация входящих документов и подготовка проектов

указаний по их исполнению

3.3.1. Документы, поступившие в Минобрнауки России в рабочее время, регистрируются и сканируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы регистрируются один раз.

Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно" и другими регистрируются незамедлительно.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

Перечень документов, подлежащих регистрации в системе электронного документооборота и контроля исполнения поручений без сканирования, приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

3.3.3. Регистрационные номера входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

На входящем документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы регистрационный штамп, с указанием сокращенного наименования Минобрнауки России, даты регистрации, регистрационного номера и количества листов в документе.

3.3.4. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес:

Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации - регистрируется отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра - регистрируется в соответствующих секретариатах заместителей Министра, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции, и запросов из правоохранительных органов;

структурных подразделений Минобрнауки России - регистрируется в секретариатах этих структурных подразделений, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции и запросов из правоохранительных органов.

Абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 20.09.2012 N 748.

Входящие документы из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции, независимо в чей адрес они поступили, регистрируются отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

При поступлении в Минобрнауки России запроса из правоохранительных органов (Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее - МВД России), Федеральной службы безопасности Российской Федерации (далее - ФСБ России), прокуратуры и следственных органов), независимо от того, кому он адресован, документ регистрируется отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами готовится проект указаний по исполнению в адрес ответственного структурного подразделения Минобрнауки России, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит противодействие коррупционным и иным правонарушениям и, при необходимости, Департамента государственной службы, кадров и управления делами и Правового департамента.

Запрос, поступивший в Минобрнауки России по факсу, регистрируется, а срок его исполнения и подготовка ответа осуществляется со дня поступления подлинника на бумажном носителе.

3.3.5. Запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа, награждении и по другим вопросам социально-правового характера регистрируются в Департаменте правого обеспечения деятельности Министерства.

3.3.6. Поступающие в Минобрнауки России обращения граждан и организаций в трехдневный срок с момента их поступления регистрируются, сканируются отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами в СЭДКП и подлежат рассмотрению в сроки, установленные Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Обращения граждан и организаций, содержащие сведения о коррупции или правонарушениях, совершенных работниками структурных подразделений Минобрнауки России или руководителями подведомственных Минобрнауки России организаций, рассматриваются отделом по профилактике коррупционных и иных правонарушений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.3.7. Зарегистрированные документы, поступившие на имя Министра образования и науки Российской Федерации, а также в адрес Минобрнауки России без указания конкретного должностного лица, передаются в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами, где они подготавливаются для доклада руководству с проектом указания по исполнению в электронном виде, и для постановки документов на контроль и установления в необходимых случаях контрольного срока исполнения - в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.3.8. После регистрации входящий документ проходит этапы подготовки, утверждения указания по исполнению, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде.

3.3.9. Подготовку проектов указаний по исполнению документов, поступающих в адрес:

Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации, а также из органов государственной власти, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции и запросов из правоохранительных органов, - осуществляют работники отдела подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра - осуществляют работники соответствующих секретариатов заместителей Министра;

структурных подразделений Минобрнауки России - осуществляют в соответствующих секретариатах структурных подразделений.

Подготовку проектов указаний по исполнению писем и обращений граждан и организаций осуществляют работники отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.3.10. Указания Министра образования и науки Российской Федерации, заместителей Министра по исполнению документа, как правило, содержат следующие реквизиты:

фамилия и инициалы должностного лица Минобрнауки России, Рособрнадзора или Росмолодежи;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись;

дату.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании по исполнению указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора указания по исполнению и дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено указанием по исполнению. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению соисполнителям.

3.3.11. Зарегистрированные документы в адрес заместителей Министра поступают в соответствующие секретариаты в электронном виде для доклада руководству Минобрнауки России.

3.3.12. Все документы, поступающие в адрес Минобрнауки России, после регистрации и утверждения указаний по исполнению направляются в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или в Рособрнадзор по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

Передача документов между структурными подразделениями Минобрнауки России осуществляется через Департамент государственной службы, кадров и управления делам.

Передача документов внутри структурного подразделения Минобрнауки России осуществляется через секретариат подразделения с соответствующей отметкой в поле "Журнал передачи" электронной регистрационной карточки документа.

3.3.13. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа (до внедрения электронного документооборота в полном объеме) направляется руководителю структурного подразделения Минобрнауки России - ответственному исполнителю. Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями Минобрнауки России и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов. Копии документов изготавливают по:

указанию по исполнению, отданных Министром образования и науки Российской Федерации или заместителем Министра, исполняющего обязанности Министра, - отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делам;

указанию по исполнению, отданных заместителем Министра, - секретариат заместителя Министра;

указанию по исполнению, отданных руководителем структурного подразделения Минобрнауки России, - секретариат структурного подразделения.

3.3.14. Указания по исполнению документов (письма и обращения граждан и организаций, ответы, отчетные материалы из федеральных органов исполнительной власти, подведомственных и других организаций на запросы структурных подразделений Минобрнауки России, документы, решение которых находятся в компетенции Росмолодежи и Рособрнадзора, и другие документы информационного характера), поступивших в адрес Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации, рассматривает и утверждает руководство Департамента государственной службы, кадров и управления делам.

Указания по исполнению документов содержат фамилию и инициалы должностного лица Минобрнауки России, Росмолодежи и Рособрнадзора. После утверждения указаний по исполнению указанные документы направляются в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или Рособрнадзор для их рассмотрения, использования в работе или ответа авторам обращений.

Не допускается структурным подразделениям Минобрнауки России, за исключением Департамента государственной службы, кадров и управления делам, отдавать указания по исполнению документов в адрес руководства Росмолодежи и Рособрнадзора. Руководители структурных подразделений Минобрнауки России могут обращаться с запросом только в адрес Росмолодежи или Рособрнадзора, а также в структурные подразделения Росмолодежи и Рособрнадзора для выполнения своих полномочий.

3.3.15. Возможные предложения по корректировке (уточнению) указаний по исполнению (состав исполнителей, содержание поручения) могут представляться руководителями структурных подразделений Минобрнауки России, Росмолодежью на имя руководителя, давшего поручение в срок, не превышающий трех дней с даты регистрации документа в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным - незамедлительно после ее подписания через работника Департамента государственной службы, кадров и управления делами, подготовившего проект указания по исполнению. В случаях, когда в указании по исполнению руководства имеются поручения, не входящие в полномочия структурного подразделения Минобрнауки России или Рособрнадзора, руководитель структурного подразделения Минобрнауки России или руководитель Рособрнадзора в течение двух дней направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Минобрнауки России, Росмолодежи или Рособрнадзора, в чьи полномочия входит рассмотрение поручения, в адрес руководства Минобрнауки России по изменению указаний по исполнению через Департамент государственной службы, кадров и управления делами. В случае внесения предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению (в том числе по обращениям граждан), данное изменение фиксируется в отделе подготовки документов и контроля исполнения поручений и в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Образцы оформления указаний по исполнению приведены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.