9.1. Общие правила работы с электронными документами

9.1.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота в процессе делопроизводства Минобрнауки России. Электронный документооборот в Минобрнауки России осуществляется с использованием СЭДКП. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.

С дальнейшим развитием СЭДКП будет совершенствоваться система электронного документооборота в Минобрнауки России, включая применение ЭП.

9.1.2. В Минобрнауки России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

9.1.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Министром образования и науки Российской Федерации на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в Министерстве образования и науки Российской Федерации в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 29 августа 2011 г. N 2232.

9.1.4. Движение документов внутри Минобрнауки России, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование (визирование) и подписание производятся в электронном виде.

9.1.5. Прием электронных документов из других органов государственной власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются работниками Минобрнауки России, указанными в пунктах 3.2.11 и 3.6.4 настоящей Инструкции.

9.1.6. При передаче электронных документов в другие органы государственной власти и организации документы допускается заверять ЭП должностного лица Минобрнауки России - автора документа в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отправке адресату электронного документа, подписанного ЭП, направление его бумажного носителя не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.1.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Минобрнауки России может использоваться ЭП.

9.1.8. При получении электронных документов, подписанных ЭП, работниками Минобрнауки России, указанными в пункте 9.1.5 настоящей Инструкции, проверяется ее подлинность.

9.1.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства Минобрнауки России, направлении электронных документов в структурные подразделения Минобрнауки России и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные в форме ЭРК с текущим набором реквизитов и прикрепленными файлами документа.

9.1.10. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Минобрнауки России на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

9.1.11. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием системы электронного документооборота, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляет отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

9.1.12. Ведение делопроизводства с использованием системы электронного документооборота в секретариатах заместителей Министра и структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется соответствующими секретарями заместителей Министра и структурных подразделениях Минобрнауки России.

9.1.13. В СЭДКП не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

Документы с отметкой "Для служебного пользования" не сканируются и не подлежат рассылке в системе электронного документооборота. Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 2 к настоящей Инструкции. На указанные документы в СЭДКП заводится ЭРК со всеми реквизитами.

Содержание зарегистрированных в системе электронного документооборота иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий и проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения Минобрнауки России.

9.1.14. Организационно-методическое и техническое сопровождение системы электронного документооборота осуществляет служба технической поддержки федерального государственного автономного учреждения "Государственный научно-исследовательский институт информационных технологий и телекоммуникаций".

9.1.15. Документы, поступившие по СЭВ и МЭДО, автоматически переносятся в СЭДКП с созданием карточки-шаблона для каждого документа.