Приложение N 9. Порядок оформления реквизитов документов

Приложение N 9

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве образования и науки

Российской Федерации, утвержденной

приказом Министерства образования

и науки Российской Федерации

от 30 декабря 2011 г. N 2917

ПОРЯДОК

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Документы могут содержать следующие реквизиты:

1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.

Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом размером N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

2. При необходимости в правом верхнем углу печатается слово "Проект" строчными буквами шрифтом размером N 14.

3. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита, и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.1. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации, например:

3.2. При адресовании документа конкретному должностному лицу, которое будет рассматривать и принимать решение по поставленным в нем вопросам, наименование организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами с пробелом между инициалами и фамилией, инициалы ставятся перед фамилией, например:

3.3. При адресовании документа руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

3.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже), например:

3.5. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Фамилия адресата печатается строчными буквами. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12, например:

3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Допускается строки реквизита "Адресат" центрировать относительно самой длинной строки.

4. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 14). В конце заголовка точка не ставится. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк, длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Правила оформления "основания" показаны в приложении N 19 к настоящей Инструкции.

5. Текст документа.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается шрифтом размером N 14, через 1,5 интервала, без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля шрифтом размером N 12. Номер на первой странице не ставится.

6. Оформление отметки о наличии приложений к документу.

Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля, через 1 интервал.

6.1. Если приложение названо в тексте документа, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

6.2. При наличии нескольких приложений и если приложения не названы в тексте, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количества листов и количество экземпляров, например:

6.3. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме, например:

6.4. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

6.5. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложение: брошюра в 1 экз.

6.6. Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

6.7. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Допускается строки отметки о наличии приложений центрировать относительно самой длинной строки, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, через пробел - гриф утверждения документа, которые центрируются относительно друг друга, например (для инструкции):

7. Подпись документа.

7.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

7.2. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписавшим документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

7.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

8. Согласование документа.

8.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

8.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, ими должны быть завизированы.

8.3. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. В этом случае виза оформляется следующим образом:

8.4. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Минобрнауки России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

9. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

10. Отметка об исполнителе.

10.1. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

10.2. В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа, например:

Если документ с отметкой о конфиденциальности имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

11. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

12. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, акты, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (план, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол и др.).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами власти, является дата более поздней подписи.

13. Способы датирования документов.

13.1. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.;

но за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993 - 2010 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью, например:

Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки - с 18 по 20 января 2010 года.

13.2. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 04.01.2010 или 10.01.2010).

В конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.