Ведомость N 1

Ведомость N 1 предназначена для аналитического учета всех операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, осуществляемым по акцептной форме. В строительных организациях учет расчетов заказчиков с подрядчиками и генподрядчиков с субподрядчиками ведется также в ведомости N 1.

В той же ведомости N 1 ведется аналитический учет расчетов с поставщиками, осуществляемых в порядке плановых платежей. Но при этом дебетовые обороты показываются как суммы зачета, списываемого на счет N 76 (61, 67, 73, 76), на котором учитываются расчеты по указанным платежам.

Таким образом, в ведомости N 1 отражаются операции по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетовые обороты по этим расчетам, т.е. суммы оплаты счетов - фактур поставщиков и подрядчиков либо списанные суммы.

На промышленных предприятиях, в снабженческих и сбытовых организациях, при значительном количестве счетов - фактур на приобретенные товарно - материальные ценности, принятые работы и оказанные услуги, необходимые данные по ним могут накапливаться в отдельных бланках ведомости N 1: в одном - производятся записи в связи с расчетами за отгруженные товарно - материальные ценности, за их доставку и за переработку материалов; в другом - в связи с расчетами за прочие работы и услуги.

В свою очередь накапливание данных по операциям, связанным с заготовлением товарно - материальных ценностей, также может осуществляться в отдельных бланках ведомости N 1: на промышленных предприятиях могут обособленно учитываться, например, операции по заготовлению материальных ценностей, приобретенных за счет средств финансирования капитальных вложений; в снабженческих и сбытовых организациях, при наличии нескольких складов хранения товаров, необходимые записи по поступлению товаров могут быть произведены также на отдельных бланках ведомости N 1.

У заказчиков и в строительных организациях для учета расчетов с подрядчиками (субподрядчиками) за выполненные работы записи рекомендуется производить также на отдельном бланке ведомости N 1.

Кредитовые и дебетовые обороты при расчетах по акцептной форме отражаются в ведомости N 1 по каждому отдельному соответствующему расчетному документу.

При отражении в ведомости N 1 необходимых данных по этим расчетам надлежит руководствоваться следующим:

1. Записи по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а именно суммы, причитающиеся за отгруженные и поступившие товарно - материальные ценности, принятые работы и услуги, производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов - фактур (расчетных документов), а по неотфактурованным поставкам - согласно сопроводительным к грузу документам. Поступление материальных ценностей должно быть надлежащим образом оформлено и подтверждено соответствующими приходными документами. Поэтому к записи прилагаются счета - фактуры или заменяющие их документы после тщательной проверки. Так, проверка документов на поставку материальных ценностей, по которым груз уже поступил, осуществляется с учетом данных, приведенных в складских приходных документах. При применении на предприятиях журнала формы N М-15, предусмотренного Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, документы, принимаемые к записи, должны быть предварительно зарегистрированы в указанном журнале.

Операции об оплате счетов - фактур отражаются на основе выписок банка, кассовых ордеров или других денежных документов. Разного рода списания - недоплаченные суммы, принимаемые на учет как кредиторская задолженность по разным счетам, суммы, обращаемые в погашение соответствующей дебиторской задолженности, не показанной в счете - фактуре как зачет, - отражаются по справкам, составляемым бухгалтерией.

2. В течение месяца записи в ведомости N 1 по счетам - фактурам или заменяющим их расчетным документам, относящимся к поставке товарно - материальных ценностей, в части слагаемых покупной стоимости этих ценностей и сумм, причитающихся поставщикам, производятся по мере поступления ценностей на склады предприятия (организации).

При этом по каждому счету - фактуре в отдельной строке ведомости N 1 указывают его регистрационный номер, приведенный согласно журналу формы N М-15, предусмотренному Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, основные реквизиты, предусмотренные в бланке ведомости N 1, а затем суммы, принятые к платежу, зачеты и другие необходимые суммы. Суммы, принятые к платежу, отражаются в обособленных графах ведомости N 1 по слагаемым, определяющим покупную стоимость фактически поступивших товарно - материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов и общая сумма, принятая к оплате. Если при приемке товарно - материальных ценностей обнаруживается недостача, то, наряду со слагаемыми покупной стоимости фактически поступивших ценностей, показывается отдельно сумма выявленных недостач. В таком же порядке финансируются суммы претензий по сортности, комплектации и т.п., выявившиеся при приемке или установленные при проверке счета - фактуры. Если часть груза находится в пути, то в отдельной графе должна быть отражена и сумма, падающая на эту часть груза.

В снабженческих и сбытовых организациях для отражения в ведомости N 1 данных по поступившим от поставщиков товарам и таре могут быть использованы графы 1 - 4 или свободные графы (из граф 7 - 10). Суммы торговых скидок, предоставляемые поставщиками, отражаются красной записью в графе 9. В Главной книге записи по дебету счета N 41 с кредита счета N 60 производятся за исключением сумм скидок (как оборот по дебету счета N 41 с кредита счета N 42 "Торговая наценка и налог с оборота" эти суммы показываются в журнале - ордере N 6; в ведомости N 1 они лишь накапливаются).

Следовательно, занесенные в ведомость N 1 слагаемые покупной стоимости фактически поступивших товарно - материальных ценностей, с учетом накидок или скидок, сумм выявленных недостач, претензий, зачетов, а также стоимости неприбывшей части груза, составят сумму, принятую к оплате. Излишки, выявленные при приемке ценностей, показываются по отдельным строкам как неотфактурованные поставки.

Слагаемые, составляющие покупную стоимость поступивших товарно - материальных ценностей, отражаются в обособленных графах ведомости N 1 по отдельным синтетическим счетам, предназначенным для учета товарно - материальных ценностей. Суммы недостач и претензий показываются в корреспонденции с дебетом счета N 76 (61, 67, 73, 76) "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", а произведенные зачеты с поставщиком или подрядчиком - с дебетом счета, на котором числится зачитываемая дебиторская задолженность (авансы и т.п.).

По поступившим товарно - материальным ценностям в ведомости N 1 показываются также стоимость этих ценностей по учетным ценам (когда учет ведется по плановым, планово - расчетным, оптовым или розничным ценам). На промышленных предприятиях и в строительных организациях стоимость по учетным ценам отражается с разбивкой по синтетическим счетам.

Номера приходных ордеров или других заменяющих документов (в графе "Д") приводятся с указанием номеров складов, по которым приходуются товарно - материальные ценности. Номер склада указывается как дополнительный шифр к номеру приходного ордера, например: приходный ордер N 2132 относится к складу N 2, N 3540 относится к складу N 3, N 5703 - к складу N 5 и т.д.

В снабженческих и сбытовых организациях стоимость поступивших товаров по учетным ценам приводится по отдельным складам в отдельных ведомостях. Разбивка складов по отдельным бланкам ведомости N 1 должна быть произведена так, чтобы по одному счету - фактуре не приходилось делать записи в разных бланках.

3. Неотфактурованные товарно - материальные ценности, поступившие в отчетном месяце (по которым счета - фактуры поставщиками не предъявлены к оплате), отражаются в ведомости N 1 раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета - фактуры в графе того же названия ставится буква "н" (неотфактурованные). По каждой поставке приводится стоимость поступивших товарно - материальных ценностей по учетным ценам, а вместо покупной стоимости (в графах, предназначенных для записи сумм по счетам - фактурам или другим документам) - та же учетная стоимость, но в разбивке по синтетическим счетам. При этом в графе "Сумма по счетам - фактурам (в пределах акцепта) и за неотфактурованные поставки" (графа 15) итог показывается с буквой "н" в числителе. По поступлении счетов - фактур на товарно - материальные ценности, принятые в порядке неотфактурованных поставок, ранее записанная сумма условной стоимости этих ценностей сторнируется, а на основе полученных счетов - фактур производятся записи в общем порядке.

Сторнируемые суммы и суммы по поступившим счетам - фактурам находят отражение обособленно в очередных свободных строках ведомости N 1. Причем по строке, на которой сторнируются неотфактурованные поставки, в графах 16 - 25 делается отметка о номере строки, на которой товарно - материальные ценности были ранее отражены как неотфактурованные поставки (в графе 16 или 21). Одновременно по строке, по которой товарно - материальные ценности были отражены как неотфактурованные, в графах "Отметка об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам" указывается номер строки, на которой произведена сторнировочная запись (в графе 16 или 21).

Записи по неотфактурованным поставкам могут производиться по мере поступления груза или в конце месяца.

4. В ведомости N 1 суммы за произведенные подрядчиками работы и за оказанные услуги приводятся по мере приемки указанных работ и услуг на основании счетов - фактур. Порядок отражения необходимых данных по указанным счетам - фактурам в регистрах аналогичен порядку, изложенному в пояснениях о записях по счетам - фактурам на поступившие товарно - материальные ценности. Причитающиеся подрядчикам и поставщикам суммы показываются в корреспонденции с дебетом счетов, на которых должны быть учтены соответствующие затраты; суммы зачетов или претензий, возникших после акцепта счетов - фактур, приводятся в обособленных графах, в корреспонденции с дебетом счетов, где отражаются эти расчеты (счета N 76 (61, 67, 73, 76) и др.).

В строительных организациях на отдельном бланке ведомости N 1 отражаются расчеты с субподрядчиками по счетам за выполненные строительно - монтажные работы, причем в графе 18 или 23 красной записью показывается, согласно счету, зачет авансов и промежуточных выплат, а в графе 15 - сумма к платежу.

5. Наряду с данными о суммах, причитающихся за отгруженные товарно - материальные ценности, принятые работы и услуги, в ведомости N 1 отмечаются суммы оплаты и списаний по каждому счету - фактуре отдельно.

Оплата с расчетного счета и в порядке зачета взаимных требований выделяется в специальных графах; оплата из кассы и разного рода списания приводятся в графах "С прочих счетов" с указанием корреспондирующего счета. Оплата счетов - фактур путем погашения плановых платежей показывается также в графах "С прочих счетов" в кредит счета N 76 (61, 67, 73, 76).

Отметки об оплате счетов - фактур и списании делаются в течение двух месяцев в тех ведомостях, в которых нашли отражение данные о поступлении груза, принятии работ и услуг, т.е. там же, где значатся суммы, причитающиеся поставщикам или подрядчикам. В таком же порядке производятся записи и в отношении неотфактурованных поставок, т.е. отметка о том, что сумма отсторнирована, если счет - фактура поступил, делается в течение двух месяцев в той же ведомости, где были отражены данные по неотфактурованным поставкам.

По истечении двух месяцев (на третий месяц) суммы, оставшиеся неоплаченными или несписанными, и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок о сторно переносятся отдельно по каждому счету - фактуре или заменяющему его документу в графу 15 ведомости N 1 третьего месяца, для чего в ведомости N 1 используются вкладные листы; в дальнейшем отметка об оплате, списании или о сторно делается уже в данной ведомости. Записи кредитовых оборотов по счету N 60 по строкам, на которых записано сальдо, производиться не должны.

В каждой ведомости за отчетный месяц, на последней странице, приводятся обобщенные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками.

6. Оплата счетов - фактур на поставку товарно - материальных ценностей, расчеты за которые полностью или частично произведены до прибытия груза, подлежит отражению в ведомости N 1 (по отдельной строке), независимо от времени последующего поступления материалов (товаров) по данному счету. Предварительно в регистре должна быть записана (в графе 15) сумма, принятая к оплате, акцепту.

Если указанные товарно - материальные ценности поступили в том же отчетном месяце, в котором произошла оплата, их стоимость отражается в обычном порядке, установленном для учета товарно - материальных ценностей до их оплаты, по той же строке, по которой ранее была отражена оплата.

Следовательно, в этих случаях в графе "За неприбывший груз" отметки не делаются.

По счетам - фактурам, по которым груз к концу месяца не прибыл, в указанной графе по соответствующим строкам приводится сумма за неприбывший груз. Итог по этой графе расшифровывается по счетам, предназначенным для учета товарно - материальных ценностей.

По акцептованным в отчетном месяце счетам - фактурам, груз по которым полностью не прибыл и оплата которых не производилась, записи в ведомости N 1 производятся в конце месяца итогом, по соответствующим дебетуемым счетам, причем суммы по этим счетам - фактурам показываются в графах "За неприбывший груз".

Суммы за неприбывший груз, показанные в разрезе счетов, предназначенных для учета товарно - материальных ценностей, отражаются затем в журнале - ордере N 3 (на последней странице в графе 5) как обороты по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

В новом отчетном месяце указанные суммы приводятся в журнале - ордере N 3 (на последней странице в графе 1) красной записью. Следовательно, принятые на учет по кредиту счета N 60 материалы в пути и не вывезенные со складов поставщиков на конец прошлого месяца полностью сторнируются.

В этой связи в ведомости N 1 нового отчетного месяца поступление материальных ценностей, ранее числившихся в пути, отражается следующим порядком:

а) приходуются поступившие материальные ценности, как по обычному акцептованному счету - фактуре, и заполняются графы: регистрационный номер счета - фактуры, номер счета - фактуры, наименование поставщика, номера приходных ордеров, стоимость поступивших материальных ценностей по учетным ценам, стоимость поступивших материальных ценностей в сумме по счету - фактуре и сумма по счету - фактуре в пределах акцепта;

б) одновременно в ведомости за предыдущий месяц по счетам - фактурам, оплаченным до прибытия груза, по строке, на которой числились материалы в пути, делаются отметки в графах: 21 - номер строки, по которой сделана запись об оприходовании материальных ценностей; 24 - номер корреспондирующего счета (N 60) и 25 - сумма счета - фактуры (красным);

в) по строке, на которой сделаны записи об оприходовании товарно - материальных ценностей, делаются отметки в графе 21 - номер строки, по которой числилось сальдо по материалам в пути.

В дальнейшем сальдо по расчетам за товарно - материальные ценности в пути переносится в новую ведомость по истечении двух месяцев (на третий), а так как практически они в пути могут быть не более 1 - 2 месяцев, то вообще не потребуется переносить сальдо в новую ведомость.

Если в снабженческих и сбытовых организациях для учета расчетов за поставку товаров применяется несколько бланков ведомостей N 1, данные из всех бланков обобщаются в конце месяца в одном из них. Кроме того, в сводный бланк ведомости включается итог за месяц по расчетам с поставщиками по транзитным операциям с участием в расчетах, учитываемым на отдельном бланке ведомости N 1, при значительном числе операций.

На промышленных предприятиях перенос данных из одного бланка ведомости N 1 в другой производится в тех случаях, когда поставка материальных ценностей за счет средств финансирования капитальных вложений, учитываемых на общем балансе, отражается в отдельном бланке; на тех же предприятиях, в которых отдельный бланк ведомости N 1 составляется только по расчетам за работы и услуги, как правило, нет необходимости обобщать в одном месте данные, выявившиеся в разных бланках; в них дебетуемые счета, по которым произведены записи (в корреспонденции с кредитом счета N 60), будут различные, а общая сумма записей по кредиту счета N 60 найдет отражение в одном месте в порядке, указанном ниже.

В строительных организациях на отдельном бланке ведомости N 1 отражаются операции по расчетам с субподрядчиками, а у заказчиков - операции по расчетам с подрядчиками.

Таким образом, обобщенные записи по кредиту счета N 60 в корреспонденции с соответствующими счетами найдут отражение: на промышленных предприятиях - в одном или двух бланках ведомости N 1; в строительных организациях - в двух бланках ведомости N 1 (при наличии расчетов с субподрядчиками); в снабженческих и сбытовых организациях - в одном бланке ведомости N 1.

Выявленные таким путем итоги в ведомостях должны быть увязаны с соответствующими данными по синтетическим счетам. Так, например, итог по графе "Суммы по счетам - фактурам (в пределах акцепта) и за неотфактурованные поставки" должен равняться итогам сумм, отнесенным в дебет соответствующих счетов, плюс суммы за не прибывший на конец месяца груз. Итоги сумм оплаты и списаний за текущий месяц плюс суммы, оставшиеся неоплаченными и несписанными или без отметок о сторно (в части неотфактурованных поставок), должны равняться итогу по графе "Суммы по счетам - фактурам..." плюс задолженность поставщикам и подрядчикам на начало месяца.

Для обобщения данных о расчетах с поставщиками и подрядчиками в ведомости N 1 приведена таблица "Сводно - контрольные данные по счету N 60". Суммы кредитовых оборотов по этому счету приводятся из ведомости N 1 по итогу графы "Суммы по счетам - фактурам (в пределах акцепта) и за неотфактурованные поставки", за исключением сальдо на начало месяца; суммы дебетовых оборотов - по итогам граф "Отметка по оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам".

Данные о суммах оплаты и списаний за отчетный месяц (обороты по дебету счета N 60) берутся из ведомости N 1 отчетного и предшествующего месяца, поскольку оплата и списание отмечаются в течение 2 месяцев в ведомости того месяца, в котором нашли отражение записи о поступлении груза или приемке работ или услуг. В случаях, когда на предприятии (в организации) применяются отдельные бланки ведомости N 1, обороты по дебету счета N 60 берутся из этих бланков. Суммы оплат и списаний по расчетам в порядке плановых платежей, а в строительных организациях - и по расчетам с генподрядчиками (субподрядчиками), берутся также из ведомостей N 1.

В целях упрощения сводки оборотов по счету N 60, при наличии двух бланков ведомостей в таблице "Сводно - контрольные данные" предусмотрены две графы для соответствующих сумм.

Выведенная в таблице сумма сальдо счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (по неоплаченным счетам - фактурам и неотфактурованным поставкам) сверяется с данными Главной книги (с учетом сумм по материалам в пути).

Ведомость N 1 имеет 30 строк и рассчитана на отражение в ней аналитических данных лишь по 30 счетам - фактурам. При большом количестве расчетных документов используются вкладные листы.