6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив ФАС России (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования.

Руководитель структурного подразделения ФАС России несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного структурного подразделения. Номенклатура дел или (для отдела) выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив ФАС России.

6.3.2. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется делопроизводителем данного структурного подразделения под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФАС России или его заместителя, курирующего Управление делами, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности), при этом в дело подшивается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.