6.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Роструда

6.2. Формирование и оформление дел в структурных

подразделениях Роструда

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела Роструда формируются в структурных подразделениях Роструда. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений Роструда, ответственные за делопроизводство.

6.2.3. Полностью исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Роструда, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметки "В Дело N ___", дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи.

6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

6.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

Лицевые счета работников Роструда группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Роструда и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

6.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (Приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

6.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

6.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роструда.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование структурного подразделения Роструда.

При проверке дел по окончании года в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 18) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.10. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Роструда осуществляется Управлением делами. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает архив Роструда.