5.4. Регистрация поступающих документов

5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в Федеральное казначейство из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Отделе документооборота.

5.4.3. Документы регистрируются в Отделе документооборота в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного управления в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Отдела документооборота в журнале "Входящая корреспонденция", "Жалобы и обращения граждан" и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.

Регистрация документов, поступивших в электронном виде от территориальных органов по транспортной подсистеме ППО АСД и находящихся в промежуточном журнале "Входящие документы из территориальных органов", осуществляется только после проверки ЭЦП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК. При этом при регистрации корреспонденции из территориальных органов файл(ы) документа автоматически прикрепляется к РКК документа с сохранением ЭЦП документа.

5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов, поступивших от территориальных органов по транспортной подсистеме ППО АСД, при необходимости их распечатки для доклада руководителю Федерального казначейства в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

5.4.6. Сканирование документов, поступивших в Федеральное казначейство от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД:

бумажный экземпляр документа, направленный на рассмотрение руководителю Федерального казначейства, и бумажный экземпляр утвержденных указаний по исполнению сканируются сотрудниками Отдела документооборота. Электронные образы документа и указаний по исполнению прикрепляются к РКК документа;

сканирование документов, направленных на рассмотрение заместителям руководителя Федерального казначейства, осуществляется работниками приемных заместителей руководителя Федерального казначейства;

документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.