VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В центральном аппарате Федерального казначейства создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые в территориальные органы по ППО АСД, внутриведомственные документы, документы, поступившие по системе МЭДО);

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, поступающих на бумажных носителях и помещаемые (хранящиеся) в ППО АСД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

7.2. Состав электронных документов, обращающихся при организации внутренней деятельности в центральном аппарате Федерального казначейства, определяется в соответствии с Перечнем документов Федерального казначейства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Федерального казначейства, иными нормативными правовыми актами.

7.3. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД и системе МЭДО, осуществляется централизованно Отделом документооборота.

Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

7.4. Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа путем проставления ЭЦП работника, выполняющего данную процедуру.

Электронные документы, создаваемые в Федеральном казначействе, включаются в состав документооборота на основании ЭЦП должностного лица, подписавшего документ.

7.5. При получении и отправке электронных документов в территориальные органы Отделом документооборота осуществляется проверка подлинности ЭЦП документа.

7.6. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭЦП осуществляется делопроизводителем или должностным лицом - адресантом документа.

7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки подлинности ЭЦП. Регистрация электронных документов, поступающих из территориальных органов по ППО АСД, осуществляется путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящие документы территориальных органов" в журнал регистрации "Входящая корреспонденция".

7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в НПО АСД. В случае, если документы подлежат рассмотрению, согласованию, подписанию в электронном виде, представление документов для доклада руководству на бумажных носителях не допускается.

7.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя (заместителей руководителя) Федерального казначейства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов в ППО АСД вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ППО АСД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.11. После отправки электронного документа, заверенного ЭЦП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, не требуется.

7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

"Переписка по административно-хозяйственным вопросам.

Электронные документы"

7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства. Дублирование формирования электронных документов в дела на бумажных носителях не допускается.

7.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Федеральном казначействе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в порядке, установленном разделом 6.4 настоящей Инструкции.