5.7. Регистрация отправляемых документов

5.7.1. Документы, подписанные руководителем Федерального казначейства и заместителями руководителя, подлежат регистрации в Отделе документооборота.

Документы, подписанные начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в Отдел документооборота.

5.7.2. Отдел документооборота осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

5.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в ППО АСД. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа.

5.7.5. В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копии, остающейся в деле Федерального казначейства.

В случае, если отправляемый документ подготовлен, согласован и подписан (утвержден) на бумажном носителе, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

5.7.6. Регистрационный номер отправляемых документов состоит из цифрового обозначения управления центрального аппарата Федерального казначейства, отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 10-04-15/79). Регистрационный номер отправляемых документов, подлежащих регистрации в Отделе документооборота, дополняется цифровым обозначением управления центрального аппарата Федерального казначейства - исполнителя документа (например: N 07-04-05/03-177).

5.7.7. Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в ППО АСД.