Поисковая система по документам

110. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

111. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

112. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в департаментах в соответствии со своими полномочиями.

113. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса департамента и порядкового номера.

114. Для осуществления поиска документа используются установленные в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения электронные папки.

115. В системе автоматизации документооборота и контроля исполнения поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам:

номеру документа;

промежутку дат регистрации;

корреспонденту;

лицу, подписавшему документ;

виду документа;

по содержанию.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.