Составление номенклатур дел

120. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

121. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах Министерства, структурой Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых документов, с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

122. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 9).

Департаменты Министерства обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывать проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях подразделения и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

123. Номенклатура дел департамента составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, визируется начальниками отделов и согласовывается с отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы возлагается на директоров департаментов. Директора департаментов обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

124. Утвержденная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах, из которых 1-й и 2-й экземпляры передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, 3-й остается в делопроизводственной службе департамента, 4-й передается в отделы департамента по разделам.

125. Сводная номенклатура дел Министерства составляется на основе номенклатур департаментов. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Департамента управления делами и государственной службы, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства, с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководством Министерства. Утвержденная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.

В конце сводной номенклатуры дел Министерства печатается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая заполняется в установленном порядке.

Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами и государственной службы, второй - используется в Департаменте управления делами и государственной службы в качестве рабочего, третий - применяется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации.

126. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры Министерства.

127. В номенклатуру дел департаментов (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

128. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

129. Графы номенклатур дел департаментов заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения департамента и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

01-07-03

01 - индекс департамента;

07 - индекс отдела;

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов (отделов), для переходящих дел индекс сохраняется.

Например:

07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минэнерго России по основной деятельности. Копии.

07, 14, 31 - индексы департаментов;

01 - индекс отдела;

03 - индекс вида документа.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию (далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название Министерства или департамента (исполнитель документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указания на количество копий документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок (списки, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики и промышленности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с правительством Москвы о представлении жилья работникам Министерства

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам ТЭК

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО "Болшевский текстиль" о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения делопроизводства и др.

130. По окончании года в конце номенклатуры дел департамента делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сотрудник департамента, ответственный за делопроизводство, сообщает эти данные в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы до 1 февраля.