Организация оперативного хранения документов

143. С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в департаментах в течение трех лет, а затем сдаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

144. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора департамента и под расписку. Дела выдаются работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

145. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.

Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в установленных законом случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.