Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

23. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":

1) Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696).

2) Наименование и справочные данные о Министерстве

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3) Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.08.2008

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

14 августа 2008 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

4) Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного Министру или заместителям Министра, состоит из инициалов, порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например:

СШ-111-47

Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного на Министерство, состоит из условного сокращения названия Министерства (МЭ), порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например:

МЭ-1000-31

Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, порядкового номера и индекса департамента, исполнившего этот документ.

Например:

СШ-1771/12

Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера.

Например:

12-147

5) Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

6) Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7) Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" располагается в правой части бланка и печатается через 1 межстрочный интервал.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации и ведомства следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.

Например:

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Если служебное письмо направляется руководителям нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При направлении письма в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес.

Например:

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, почтовый адрес.

Например:

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

8) Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Составные части реквизита отделяются друг от друга межстрочным интервалом 1,5.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Например:

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

9) Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?")

Например:

Должностной регламент

заместителя начальника отдела

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой).

К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.

10) Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим предоставить, направляем в Ваш адрес);

от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым);

от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает).

11) Отметка о наличии приложений

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, отделяется от текста письма дополнительным интервалом 12 пт и печатается с 1 межстрочным интервалом:

Например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Например:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Например:

В приложении к правовому акту Министерства (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например:

Допускается написание слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.

12) Подпись

Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются Министром или, по его поручению, заместителем Министра.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов или заместителями директоров в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Например:

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Например:

Если Министр отсутствует, то документ подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Министерства. При этом к должности добавляется "Врио" (временно исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписывающего документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные федеральные органы исполнительной власти, подписи располагают на одном уровне.

Например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

13) Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы. Документы, подлежащие правовой экспертизе, визируются в Юридическом департаменте.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза ставится в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса департамент, ответственный за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Министру (заместителю Министра), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещенными перед личной подписью визирующего:

Например:

В процессе согласования департаменты Министерства, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений) с учетом замечаний должностного лица (корректора), осуществляющего их обязательное редактирование.

Корректор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Министру и его заместителям приказов (распоряжений) без штампа корректора.

Внешнее согласование документа (согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются) оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, оформляется следующим образом:

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле согласуемого документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются с федеральными органами исполнительной власти до подписи руководством Министерства.

При наличии разногласий между организациями по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.

14) Оттиск печати

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, указанные в Положении о Министерстве.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных иными нормативными правовыми актами.

К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью Министерства, относятся:

Министр;

заместители Министра;

должностные лица, имеющие право подписи финансовых и платежных документов.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

Гербовой печатью удостоверяются:

акты (выполненных работ; сверки дебиторской и кредиторской задолженности; приема законченных строительством объектов, экспертизы и другие);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах, арбитражных судах и другие);

государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные договоры и соглашения;

технические задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, техническое перевооружение, НИОКР и другие);

заявки (получение ассигнований, валюты и другие);

заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта платежных документов и другие);

карточки образцов подписей;

служебные контракты с государственными гражданскими служащими;

трудовые контракты с руководителями подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;

лимиты бюджетных обязательств, утвержденные руководством Министерства энергетики Российской Федерации;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

представления (ходатайства) о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

почетные грамоты, благодарности Министерства энергетики Российской Федерации, удостоверения к ведомственным наградам;

поручения (бюджетные, казначейские, банковские, пенсионные, платежные, сводные на получение или перевод инвалюты, на импорт и другие);

реестры (чеков, бюджетных, казначейских и других поручений, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство Российской Федерации);

сметы расходов (на содержание территориальных органов Министерства энергетики Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и организаций и другие);

служебные удостоверения;

справки финансового характера;

уставы подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;

штатные расписания и изменения к ним;

архивные справки (для жителей стран - членов СНГ);

иные документы, в случаях, прямо предусмотренных приказами Министерства.

Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью Министерства, несут должностные лица, их подписавшие.

Министерство энергетики Российской Федерации имеет один экземпляр гербовой печати. Изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати допускается при необходимости по решению Министра.

Гербовая печать хранится в Финансовом департаменте.

Персональная ответственность за организацию сохранности гербовой печати и использование ее оттиска строго по целевому назначению возлагается на директора Финансового департамента.

Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) для Министерства производится на основании поручения Министра с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст "Государственный стандарт Российской Федерации печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования".

Замена гербовой печати (уничтожение) производится по акту комиссией в составе не менее трех человек, которая назначается приказом Министерства.

15) Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.

16) Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает наименование департамента, фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом Times New Roman N 8.

Например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

17) Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается справа в нижнем поле первого листа документа и включает в себя слова "В дело" (без кавычек), ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.

Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении, личная подпись, расшифровка подписи и дата.

18) Резолюция

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 x 297), А5 (148 x 210 мм), А6 (148 x 105 мм), а также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.

В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный среди списка исполнителей может быть определен проставлением отметки "отв." или "свод". Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно ему подчиненным.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Министра или заместителя Министра с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

19) Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом "Контроль" и печатают в верхнем правом углу резолюции.

20) Учет печатей и штампов

Отдел безопасности, режима и государственной тайны ведет учет печатей и штампов, используемых в Министерстве, в специальном журнале.

Печати и штампы выдаются под роспись.