3.6. Организация работы с отправляемыми документами

3.6.1. Документы отправляются из Министерства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в ЕСАДД.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент - исполнитель документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.2. До представления документа на подпись руководству Министерства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки служебных документов.

3.6.3. Проекты документов визируются директором департамента (при необходимости руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.