3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.11.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в Канцелярии в установленном порядке.

3.11.2. Переписка Министерства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке установленной формы (Приложение N 10 к настоящей Инструкции).

3.11.3. Министр может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам руководителям федеральной службы и федеральных агентств по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Министра.

Департаменты могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

3.11.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: "Неофициальный перевод".

Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.

Подготовленные письма обязательно визируются в Департаменте международного сотрудничества.

3.11.5. Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований:

реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается слева в верхнем углу бланка письма через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем.

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

3.11.6. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества при наличии визы директора Департамента международного сотрудничества либо лица, исполняющего его обязанности. В случае если исполнитель документа не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в Департаменте международного сотрудничества.

Письма за подписью Министра или заместителя Министра направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через МИД России с сопроводительным письмом, которое готовится Департаментом международного сотрудничества или департаментом-исполнителем с обязательным визированием в Департаменте международного сотрудничества.

Отправка писем почтой производится через Экспедицию.